Verkoopsvoorwaarden.
Toepasselijkheid
Deze verkoopsvoorwaarden gelden voor de onderneming Han Translations (Managing Director: Steffie Vandelacluze). Ze hebben voorrang op de algemene voorwaarden van de opdrachtgever, tenzij anders overeengekomen. In dat geval ondertekenen beide partijen – opdrachtgever en uitvoerder – een schriftelijke bevestiging.
Offertes
Een nauwkeurige prijsofferte wordt opgesteld op basis van de aangeleverde documenten. Voor tolkopdrachten geldt een uurtarief berekend per begonnen uur of een dagtarief naargelang het type opdracht en locatie. Prijzen zijn exclusief 21% btw. De offerte vormt de basis voor de latere factuur, geldt alleen voor de specifieke opdracht en vermeldt een vervaldatum. De uitvoering van de vertaling start pas na goedkeuring van de offerte door de opdrachtgever, via e-mail of schriftelijk.
Voor brondocumenten waarvan het aantal woorden moeilijk te tellen is (bijvoorbeeld door het formaat van de aangeleverde documenten) kan het uurtarief worden aangerekend voor het opstellen van de offerte. Indien dit van toepassing is, wordt de opdrachtgever hiervan op de hoogte gebracht vóór het opstellen van de offerte.
Voorschotten
Sommige opdrachten starten pas na betaling van een voorschot. Het bedrag van dit voorschot wordt telkens vermeld op de offerte. Voor beëdigde vertalingen is in de meeste gevallen een volledige vooruitbetaling noodzakelijk.
Onderaanneming
Han Translations behoudt zich het recht voor om voor bepaalde opdrachten of delen van opdrachten met onderaannemers te werken. Dit kan nodig zijn voor een tijdige afwerking van de opdracht of wanneer externe expertise vereist is. Han Translations kan in dergelijke gevallen een beroep doen op onderaannemers die zij geschikt acht voor de uit te voeren werken. De onderaannemers ontvangen van Han Translations uitsluitend de gegevens van de klant en opdracht die strikt noodzakelijk zijn om de opdracht te kunnen uitvoeren. Han Translations neemt de nodige maatregelen zodat onderaannemers de gegevens van de klant en de opdracht beschermen en het vertrouwelijk karakter ervan respecteren, en kan hier verder niet verantwoordelijk voor gesteld worden.
Aanpassingen
De opdrachtgever heeft recht op één revisieronde, tenzij anders overeengekomen. Aanpassingen die nog weinig met de oorspronkelijke opdracht te maken hebben, worden tegen het normale uurtarief gefactureerd. Ze vallen niet onder de prijsafspraken zoals vermeld op de offerte.
Bij beëdigde vertalingen stuurt Han Translations een conceptvertaling via e-mail. Een bevestiging van de conceptvertaling wordt beschouwd als een definitieve aanvaarding. De opdrachtgever kan desgewenst aanpassingen vragen na het bekijken van de conceptvertaling. Aanpassingen aan beëdigde vertalingen zijn slechts in beperkte mate mogelijk en moeten altijd gebeuren in overeenstemming met de deontologische code. Han Translations (Steffie Vandelacluze) behoudt zich het recht voor om gevraagde aanpassingen aan beëdigde vertalingen te weigeren. Een dergelijke weigering heeft geen invloed op de factuur, het voorschot of de vooruitbetaling.
Aanpassingen aan de beëdigde vertaling nadat de conceptvertaling bevestigd werd of wanneer het brondocument gewijzigd werd, worden gefactureerd aan een vaste prijs (het minimumtarief).
Wijziging opdracht
Een eenzijdige wijziging van de opdracht voor het verstrijken van de deadline geldt als meerwerk. Als de opdracht wijzigt, spreken opdrachtgever en opdrachtnemer een nieuwe deadline af. Bij meerwerk volgt ook een nieuwe offerte of eindfactuur.
Annulering opdracht
De opdrachtgever die zijn/haar bestelling heeft geplaatst en schriftelijk bevestigd heeft (via brief of e-mail) ontvangt van Han Translations een bevestiging via e-mail. Vanaf dit ogenblik is de bestelling definitief aanvaard en wordt er onmiddellijk gestart met de uitvoering van de bestelling. Annuleringen van opdrachten zijn enkel geldig als ze schriftelijk (via brief of e-mail) worden overgemaakt aan de hoofdzetel van Han Translations. Bij annulering of verbreking van de opdracht door de opdrachtgever nadat de bestelling geplaatst en bevestigd werd, dient de opdrachtgever een schadevergoeding te betalen. Deze bedraagt minimaal een administratieve kost van 125 EUR (excl. btw) ter compensatie van de voorbereiding van de opdracht, alsook worden de kosten van de reeds uitgevoerde werken in rekening gebracht. In geval van annulering door de opdrachtgever zijn de reeds betaalde voorschotten of betaalde bedragen niet terugvorderbaar en worden niet terugbetaald aan de opdrachtgever. Als de opdrachtgever – of partner(s) van de opdrachtgever bij tolkopdrachten – de uitvoering van de opdracht verhindert, kan Han Translations de verdere uitvoering van de opdracht stopzetten. In dat geval worden reeds gemaakte kosten of gepresteerde werkuren in rekening gebracht.
Intellectuele eigendomsrechten
De geleverde vertalingen blijven eigendom van Han Translations tot de factuur volledig betaald is. Tot dan is de opdrachtgever niet gerechtigd de geleverde vertaling in de ruimste zin te gebruiken, hetzij te verkopen, hetzij erover op enige wijze te beschikken. Na de betaling van de factuur, worden alle eventuele auteursrechten van de teksten en vertalingen volledig overgedragen aan de opdrachtgever.
Aansprakelijkheid
De opdrachtgever is volledig aansprakelijk voor het gebruik en de publicatie van vertalingen van Han Translations. Han Translations is geen geval aansprakelijk voor enige vorm van schade die zich zou voordoen naar aanleiding van of door toedoen van een onduidelijkheid, een vergissing of wat dan ook in de vertaling, noch voor eventuele gevolgschade of winstdervingen die zouden kunnen ontstaan door het gebruiken, verspreiden of publiceren van de vertaalde teksten en ook bij het niet tijdig zijn aangeleverd van de vertaalde teksten door Han Translations. De opdrachtgever zal Han Translations vrijwaren van iedere mogelijke aanspraak van derden met betrekking tot het gebruik van de geleverde vertalingen.
Verantwoordelijkheid
Voor officiële documenten kunnen legalisaties of apostilles nodig zijn, zowel voor het document in de brontaal als voor de beëdigde vertaling ervan. Het is de verantwoordelijkheid van de opdrachtgever om ervoor te zorgen dat het document in de brontaal voldoet aan alle wettelijke vereisten voordat de beëdigde vertaling wordt uitgevoerd. In geval van wijzigingen aan het document in de brontaal (zoals bijvoorbeeld het toevoegen van een apostille) is een nieuwe beëdigde vertaling nodig, waarvoor er meerkosten worden aangerekend.
Han Translations levert standaard beëdigde vertalingen met de wettelijke vermeldingen en de officiële stempel. Op aanvraag kunnen ook bijkomende legalisaties of apostilles voorzien worden. De opdrachtgever dient zelf na te vragen bij de ontvangende instantie of dergelijke bijkomende legalisaties of apostilles nodig zijn. De opdrachtgever dient dit uitdrukkelijk te vermelden aan Han Translations bij het aanvragen van de offerte.
Levering en leveringstermijn
De levering wordt verondersteld te hebben plaatsgehad op het ogenblik van de verzending via de post of e-mail. Verzendingen gebeuren steeds op risico van de opdrachtgever. Om een vlotte levering mogelijk te maken, moet de opdrachtgever bij aanvang van de opdracht de nodige en correcte leveringsgegevens bezorgen aan Han Translations. Beëdigde vertalingen en legalisaties worden verstuurd via een gewone of aangetekende zending, telkens voor risico van de opdrachtgever.
Han Translations kan op geen enkele wijze verantwoordelijk worden gehouden en zal elke schadeclaim afwijzen voor:
het verlies van de zending door derden of beschadigingen tijdens de verzending;
foutieve leveringen door fouten (verkeerd huisnummer, postcode, afdeling binnen bedrijf, enz.) in het leveringsadres;
laattijdige levering door derden.
Nadat Han Translations werd ingelicht door de opdrachtgever over verkeerde en/of beschadigde zendingen, zal Han Translations er alles aan doen om de vertaalde stukken zo snel als mogelijk opnieuw te behandelen (bijvoorbeeld uitprinten, opnieuw laten beëdigen, legaliseren, …) en te verzenden naar de opdrachtgever. De kosten voor extra behandeling en extra verzending vallen ten laste van de opdrachtgever.
Han Translations is niet verplicht om de uitgevoerde en geleverde werken te bewaren of te archiveren.
Han Translations is niet aansprakelijk voor een vertraging van de leveringstermijn en leveringsdatum in geval van overmacht, bij een laattijdige of verkeerd geadresseerde aflevering door derden of door vertraging in uitvoering van legalisatie van de documenten door overheidsinstanties. Wanneer de opdrachtgever de vertaalde stukken opnieuw wenst te laten verzenden, worden hiervoor kosten (het minimumtarief) in rekening gebracht.
Geheimhouding
Han Translations verbindt zich ertoe om het vertrouwelijk karakter te respecteren van de ter beschikking gestelde documenten en informatie. Han Translations zal erop toezien dat eventuele vertalers aan wie opdrachten worden verleend, dit vertrouwelijk karakter eveneens respecteren. Han Translations wijst echter iedere verantwoordelijkheid af indien één van de vertalers deze verplichting overtreedt indien Han Translations alle redelijk te verwachten maatregelen heeft getroffen om een dergelijke overtreding te voorkomen. Indien de opdrachtgever dat wenst, kan de vertrouwelijkheidsgarantie bij aanvraag van een offerte of bij aanvang van de vertaal- of tolkwerken via een geheimhoudingsprotocol worden vastgelegd met Han Translations.
Facturatie
De factuur volgt na of bij het indienen van de definitieve vertaling of aanpassing, of na de geleverde prestaties voor tolken. Als het verzoek tot aanpassing langer dan 8 dagen op zich laat wachten, wordt de factuur verstuurd nog voor de aanpassingen zijn doorgevoerd. In het geval van een dienstverlening aan particulieren of in sommige andere situaties, geldt 100% vooruitbetaling.
Betaling is enkel mogelijk via bankoverschrijving of PayPal, cheques worden niet aanvaard. De opdrachtgever is volledig verantwoordelijk voor eventuele kosten bij betaling via bankoverschrijving of PayPal. De betalingstermijn bedraagt 30 dagen, tenzij anders aangegeven op de factuur. Het gedeeltelijk of volledig niet betalen van de factuur geeft aanleiding tot een forfaitaire schadevergoeding van 9% van het totale factuurbedrag aangerekend zonder voorafgaande verwittiging. Bovendien volgen verwijlinteresten van 1% per begonnen maand vanaf de vervaldatum van de oorspronkelijke factuur.
Als op de factuur een betalingskorting wordt vermeld, vervalt die na de uiterste betaaldag. De nieuwe factuur van de betalingsherinnering geldt dan als bindend.
Klachten
Klachten omtrent de aangerekende prestaties zijn slechts geldig indien ze schriftelijk geformuleerd worden, binnen de 8 dagen na factuurdatum. Na deze termijn worden de prestaties beschouwd als definitief aanvaard. Indien de geleverde tekst of vertaling al bewerkt of verwerkt is, vervalt de geldigheid van de klacht.
Bewijs
Opdrachtgever en opdrachtnemer aanvaarden allebei elektronische communicatie – zoals e-mail – als bewijsmiddel.
Bevoegdheid
De verkoopsvoorwaarden vallen onder het Belgisch recht. In geval van betwisting over de interpretatie en/of de uitvoering van de diensten zoals weergegeven in deze verkoopsvoorwaarden, zijn alleen de Belgische rechtbanken in de Nederlandse taal bevoegd.